Hören Sie auf, säumige Zahlungen nachzujagen. Erstellen Sie rechtskonforme pain.008 XML-Dateien, laden Sie sie bei Ihrer Bank hoch und erledigen Sie hunderte Ratenzahlungen in wenigen Minuten.
Warum SEPA für eine Tanzschule wichtig ist
Wenn sich Ihre Schule im Euro-Raum befindet (oder irgendwo im SEPA-Gebiet: 36 Länder, 500 Millionen potenzielle Zahler), ist SEPA-Lastschrift der günstigste und zuverlässigste Weg, wiederkehrende Zahlungen einzuziehen. Keine Kartengebühren. Keine Zahlungslinks, denen Sie hinterherlaufen müssen. Keine Stripe-Prozentsätze. Sobald ein Schüler ein SEPA-Mandat unterschreibt, können Sie Zahlungen direkt von seinem Bankkonto einziehen – automatisch, an dem von Ihnen festgelegten Datum, solange das Mandat aktiv ist.
Der Haken? SEPA-konforme XML-Dateien manuell zu erstellen ist ein Alptraum. Dance Master Pro erledigt das für Sie mit drei Klicks.
So funktioniert es
Wenn sich ein Schüler anmeldet, erfassen Sie einmalig seine IBAN und die Unterschrift des SEPA-Mandats. Dance Master Pro speichert diese sicher und verwendet sie für jede zukünftige Rate. Wenn es Zeit ist zu verrechnen – egal ob für einen einzelnen Kurs, einen AYCD-Plan oder ein Veranstaltungsticket – gehen Sie zur SEPA-Vorschauseite, sehen das Raster mit allen zahlbaren Zellen (die noch nicht bezahlt, in Rechnung gestellt oder bereits exportiert sind), markieren die einzuziehenden Beträge, legen das Einzugsdatum fest und klicken auf „XML generieren.“
Das System erstellt eine pain.008.001.02-Datei – das standardisierte SEPA-Lastschrift-XML-Format, das jede europäische Bank akzeptiert. Sie laden die Datei herunter, laden sie im Portal Ihrer Bank hoch und die Bank erledigt den Rest. Zwei Werktage später wird Ihr Konto gutgeschrieben und Dance Master Pro markiert diese Raten automatisch als bezahlt.
Drei Ansichten, eine Logik
Sie können eine SEPA-Einzugsaktion aus jeder der vier Zahlungsansichten starten:
- Klassenansicht: Raten für einen bestimmten Kurs einsammeln (z.B. alle Oktober-Gebühren für „Anfänger Ballett Dienstag“)
- AYCD-Ansicht: monatliche Gebühren von deinen All-you-can-dance-Mitgliedern einsammeln
- Veranstaltungsansicht: Ticketgebühren von Veranstaltungsanmeldungen einsammeln (perfekt für Jahresendshows, Intensivkurse, Sommercamps)
- Schüleransicht: Überblick pro Schüler über alle offenen Beträge erhalten
Jede Ansicht hat ihren eigenen Farbcode (blau für Klasse, grün für Schüler, lila für AYCD, orange für Veranstaltung) und die SEPA-Vorschau zeigt dir immer nur die tatsächlich einziehbaren Felder an — bezahlte Felder bleiben grün, fakturierte Felder bleiben blau, und Felder, die sich bereits in einem aktiven SEPA-Export befinden, sind ausgegraut, damit du nie doppelt einziehst.
Was passiert, wenn eine Zahlung fehlschlägt
Im echten Leben kommt es manchmal vor, dass eine Zahlung nicht klappt — unzureichendes Guthaben, abgelaufenes Mandat, Konto geschlossen. Dance Master Pro geht damit respektvoll um. Nachdem deine Bank dich informiert hat, gehst du zurück zum Export, klickst auf das fehlgeschlagene Feld und markierst es als „Zahlung nicht abgeschlossen.“ Dieses Feld wird sofort freigegeben: Der Schüler erscheint wieder in der nächsten SEPA-Vorschau und kann erneut abgerechnet werden, während der Rest des Exports weiterhin korrekt verbucht bleibt. Das Verlaufsprotokoll zeigt dir genau, welche Felder abgelehnt wurden und wie viel Geld tatsächlich eingegangen ist im Vergleich zu den erwarteten Beträgen.
Du kannst auch einzelne Einzüge bestätigen, wenn du Zahlungen schrittweise verarbeitest, oder den gesamten Export auf einmal bestätigen, nachdem die Bank ihn abgerechnet hat. So oder so ist die Prüfspur vollständig: Jeder Export bewahrt seine ursprünglichen Gesamtsummen (zur Nachvollziehbarkeit) plus die live verbuchten/abgelehnten Zahlen (für die buchhalterische Realität).
Compliance von Haus aus
Dance Master Pro erstellt Dateien, die dem SEPA pain.008.001.02 Standard entsprechen, mit allen erforderlichen Feldern: MsgId, CtrlSum, NbOfTxs, SeqTp (FRST/RCUR/OOFF), MndtId, DtOfSgntr, CdtrSchmeId, ChrgBr, RmtInf. Ihre Gläubiger-ID und BIC stammen aus der Unternehmenseinstellung Ihrer Schule. Die Vorlaufzeit von 5 Werktagen für die Einziehung wird automatisch berücksichtigt.
Wenn die Währung Ihrer Schule auf etwas anderes als EUR eingestellt ist, wird die SEPA-Option in der Benutzeroberfläche ausgeblendet – da SEPA ein ausschließlich eurobasiertes System ist und wir Ihnen keinen Button zeigen möchten, der nicht funktionieren würde.
Das Fazit
Eine Schule mit 100 monatlich abzurechnenden Schülern spart mit SEPA im Vergleich zum manuellen Nachverfolgen von Kartenzahlungen und Banküberweisungen etwa 4 Stunden pro Monat. Bei durchschnittlichen italienischen Löhnen entspricht das etwa 60 € pro Monat oder 720 € pro Jahr. Dance Master Pro bezahlt sich durch dieses Feature allein.
