Erweiterte Konfiguration für Dance Master Pro

• Dashboard und Berichterstattung
• Teilnahmenerfassung
• Online-Zahlungseinrichtung
• Rechnungs- / Belegverwaltung
  • Google Drive Integration
  • Dropbox Integration
• Kundenportal
• Choreografie-Verwaltung
• Bibliotheksverwaltung

Dashboard und Berichterstattung

Wenn Sie sich in der Anwendung anmelden, ist der erste Bildschirm, den Sie sehen, das Dashboard. Dieser Bildschirm hilft Ihnen, Ihren Fortschritt schnell zu erfassen. Das Dashboard ist in 7 Abschnitte unterteilt.

Übersicht der Finanzergebnisse

Umsätze: Gesamte bisher im Jahr erzielte Umsätze im Vergleich zum Vorjahr. Diese Kennzahl hilft Ihnen zu verstehen, wie Ihre aktuelle Verkaufsleistung im Vergleich zum letzten Jahr abschneidet.

Kosten: Umsätze: Gesamte bisher im Jahr angefallene Kosten im Vergleich zum Vorjahr. Diese Kennzahl hilft Ihnen einzuschätzen, wie sich Ihre aktuellen Ausgaben im Vergleich zum Vorjahr verhalten.

Nettogewinn: Dies ist der Umsatz abzüglich der Kosten. Es hilft Ihnen zu verstehen, wie viel Geld Sie tatsächlich verdienen.

Periodenbasis

Das gesamte Dashboard kann Daten entweder basierend auf dem Geschäftsjahr oder dem akademischen Jahr anzeigen. Üblicherweise läuft das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember, während das akademische Jahr vom 1. September bis zum 31. August reicht. Sie können beide Zeiträume unter Einstellungen > Allgemeine Einstellungen individuell anpassen und definieren. Nach der Auswahl aktualisiert das Dashboard die Daten entsprechend dem gewählten Zeitraum, sodass Sie die für Sie wichtigste Periode überwachen können.

UMSÄTZE

In diesem Abschnitt können Sie alle Umsätze von Studenten und anderen Quellen überwachen, aufgeteilt in Schätzungen für den aktuellen und den nächsten Monat, inklusive eines Vergleichs zum Vorjahr.

KOSTEN

In diesem Abschnitt können Sie Kosten überwachen, die durch Personal, Gebäude und Sonstiges entstehen, aufgeteilt in Prognosen für den aktuellen und den nächsten Monat, inklusive eines Vergleichs zum Vorjahr.

AKTIVE STUDENTEN

Für jeden aktiven Standort können Sie die Anzahl der aktiven Studenten, jene mit abgelaufenen medizinischen Bescheinigungen und jene mit abgelaufenen Vereinsausweisen überwachen. Ein Klick auf eine dieser Zahlen führt Sie direkt zur entsprechenden Studentenliste.

EXTRA KPI

In diesem Abschnitt können Sie wichtige Leistungskennzahlen (KPIs) verfolgen, wie zum Beispiel:

• Anwesenheitsrate: der Prozentsatz der Schüler, die an Ihren Unterrichtsstunden teilnehmen (wird nur berechnet, wenn das Anwesenheitsmodul verwendet wird)
• Umsatz pro aktivem Schüler: durchschnittliche Ausgaben eines typischen Schülers
• Prozentsatz der Instruktorenkosten: wie sich Ihre Personalkosten auf Ihre Gesamtkosten auswirken
• Prozentsatz der Gebäudekosten: wie sich Ihre Gebäudekosten auf Ihre Gesamtkosten auswirken
• Aktive Schüler ohne Einschreibungen: Dies zeigt an, ob es aktive Schüler in Ihrer Datenbank gibt, die derzeit in keinen Kursen eingeschrieben sind. Klicken Sie auf die Zahl, um die Liste anzuzeigen.

CORSI

In diesem Abschnitt können Sie die Leistung Ihrer Kurse verfolgen und sehen, wie sie zu Ihrem Wachstum beitragen.

• Einschreibungen: Die Gesamtzahl der in den Kurs eingeschriebenen Schüler.
• Umsatz im laufenden Jahr (YTD): Der bisher aus dem Kurs erzielte Gesamtumsatz
• Kosten im laufenden Jahr (YTD): Die bisher für den Kurs angefallenen Gesamtkosten
• Gewinn im laufenden Jahr (YTD): Der kumulative Gewinn, der bisher durch den Kurs erzielt wurde
• Anwesenheits-%: Der Prozentsatz der Kursanwesenheit (gilt nur, wenn das Anwesenheitsmodul aktiviert ist)

Anwesenheitserfassung

Dieses Modul ermöglicht Ihrem Personal, jede Unterrichtsstunde direkt im Kalender zu erfassen.

Erstellen Sie als ersten Schritt einen neuen Benutzertyp namens Instructor. Bitte beachten Sie diesen Link zur Anleitung. Sobald der Instructor korrekt eingerichtet ist, kann er sich auf der Plattform anmelden und das Anwesenheitserfassungsmodul über Kurse > Anwesenheit aufrufen.

Wählen Sie einen Kurs aus, um die Tracking-Seite zu öffnen. Hier können Sie die Anwesenheit des Instructors überwachen, Studenten verfolgen, Preise festlegen, Notizen hinzufügen und detaillierte Informationen zur Lektion einfügen. Nach dem Speichern können Sie einen PDF-Bericht erstellen und/oder diesen für Unterschriften der Lehrkräfte ausdrucken.

Auf der Anwesenheitsseite können Sie den neu gespeicherten Bericht einsehen.

Online-Zahlungseinrichtung

Dieses Modul ermöglicht Ihrer Akademie, Online-Zahlungen über Stripe zu akzeptieren. Befolgen Sie diese Schritte, um Stripe mit Dance Master Pro zu integrieren.

• Erstellen Sie ein Konto auf https://stripe.com/
• Gehen Sie zu Einstellungen – Entwickler

• Greifen Sie auf API-Schlüssel verwalten unter API-Schlüssel zu

• Kopieren Sie den veröffentlichen Schlüssel und den geheimen Schlüssel
• Gehen Sie jetzt zurück zu Einstellungen – Entwickler und klicken Sie auf die Entwickler-Footer-Leiste

• Gehen Sie jetzt zurück zu Einstellungen – Entwickler, klicken Sie auf die Entwickler-Footer-Leiste und wählen Sie Webhooks
• Wählen Sie + Ziel hinzufügen
• Wählen Sie im Checkout-Bereich checkout.session.completed

• Wählen Sie unter Zieltyp Webhook-Endpunkt aus
• Geben Sie unter Zielname ein: Dance Master Pro
• Geben Sie Endpunkt-URL ein: https://customers.dancemasterpro.com/stripe/webhook

• Kopieren Sie jetzt den Signing Key

• Öffnen Sie nun Ihre Dance Master Pro Anwendung und richten Sie sämtliche Schlüssel in der Anwendung ein

Stripe Publishable Key : Kopiert aus dem Stripe-Konto

Stripe Secret Key (sk_…) : Kopiert aus dem Stripe-Konto

Stripe Webhook Secret (whsec_…) : Kopiert aus dem Stripe-Konto

Webhook-URL : https://customers.dancemasterpro.com/stripe/webhook

Rechnungs- / Belegverwaltung

Dieses Modul erstellt eine PDF anhand einer Vorlage und speichert sie in einem Cloud-Repository. Jede Rechnung oder jeder Beleg hat eine eindeutige, automatisch generierte Nummer. PDFs werden bei Ihrem Cloud-Anbieter gespeichert: Google Drive, Dropbox oder OneDrive. Sehen wir uns an, wie man das richtig einrichtet.

Rechnungsvorlage einrichten

Gehen Sie zu Einstellungen – Rechnungsverwaltung. Hier können Sie das Format der Rechnungsnummer unter Rechnungsnummernformat anpassen. Klicken Sie anschließend auf Öffnen des Rechnungs-Vorlageneditors. Bitte verwalten Sie diesen Bereich nur, wenn Sie grundlegende HTML-Kenntnisse besitzen. Für kundenspezifische Dokumente kontaktieren Sie uns bitte mit Ihrer Vorlage, und wir helfen Ihnen bei der Erstellung des HTML.

Rechnungsrepository einrichten – Google Drive

Greifen Sie auf die Google Cloud Console zu unter https://console.cloud.google.com/

Klicken Sie auf die linke Navigationsleiste und gehen Sie zu Produkte > APIs und Dienste > OAuth-Einwilligungsbildschirm

Drücken Sie im neuen Bildschirm auf Neues Projekt erstellen mit dem Namen Dance Master Pro PDF Folder

Beginnen Sie dann mit der Erstellung einer neuen App

Definieren Sie:

App-Informationen – App-Name = Dance Master Pro

App-Informationen – Benutzer-Support-E-Mail = wählen Sie Ihr Postfach aus

Drücken Sie Weiter

Definieren Sie jetzt Extern als Zielgruppe

Füllen Sie die Kontaktinformationen mit Ihrer E-Mail-Adresse aus und klicken Sie auf Fertigstellen.

Sie gelangen zu diesem Bildschirm.

Navigieren Sie jetzt zu Produkte > APIs & Dienste > Anmeldedaten

Klicken Sie auf + Anmeldedaten erstellen > OAuth-Client-ID

Definieren Sie wie folgt

Typ : Webanwendung

Name : Dance Master Pro

Autorisierte JavaScript-Herkünfte : https://academy.dancemasterpro.com

Autorisierte Weiterleitungs-URIs : https://academy.dancemasterpro.com/settings?action=gdrive_cb

Kopieren Sie auf Ihren Notizen die folgenden Parameter Client-ID und Client Secret

Navigieren Sie nun in Google Auth Platform > Audience

Klicken Sie auf Add users und geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein.

Jetzt ist es Zeit, den Zielordner in Google Drive zu erstellen.

Greifen Sie auf Google Drive https://drive.google.com zu

Erstellen Sie einen neuen Ordner mit dem Namen „Dance Master Pro – Invoices“ und kopieren Sie den Link

Gehen Sie zurück zu https://console.cloud.google.com/ und suchen Sie in der Suchleiste unter APIs & Services > API Library > Browse nach „Google Drive API“.

Klicken Sie dann auf „Enable“ und greifen Sie anschließend auf die Einrichtungsseite zu.

Als letzten Schritt gehen Sie auf academy.dancemasterpro.com auf der Einstellungsseite.

Wählen Sie im Abschnitt Invoice Storage Provider Google Drive aus.

Füllen Sie nun die folgenden Felder aus:

Client ID: Bitte geben Sie die zuvor notierte Client-ID ein

Client Secret: Bitte geben Sie die zuvor notierte Secret-ID ein

Folder ID / Link: Bitte geben Sie den Link zum Google Drive-Ordner ein

Klicken Sie jetzt auf Save.

Es ist Zeit, es zu testen.

Klicken Sie auf Connect Google, und Sie werden zur Google-Anmeldeseite weitergeleitet.

Nachdem Sie sich eingeloggt haben, erscheint eine Popup-Nachricht: „OK! Aktualisierungstoken gespeichert.“

Klicken Sie nun auf Verbindung testen.

Wenn der Upload erfolgreich ist, sehen Sie eine Nachricht wie Upload abgeschlossen nach – Sie können hier auf den Zielordner zugreifen: https://drive.google.com/drive/folders/1U0nlDRkgQw…..eZ?usp=drive_link

Zur doppelten Überprüfung können Sie Ihren Google Drive und Ordner öffnen und dort eine PDF-Testdatei namens DMP_TEST_date_time.pdf finden.

Sie können jetzt Quittungen und Rechnungen direkt aus Dance Master Pro erstellen und die PDF-Dateien in Ihrem Google Drive speichern.

Rechnungsrepository einrichten – Dropbox

Besuchen Sie https://www.dropbox.com/developers und melden Sie sich für ein Konto an.

Sie haben dann eine Seite ähnlich dieser:

Klicken Sie auf Apps erstellen und wählen Sie unter Wählen Sie den benötigten Zugriffstyp App-Ordner aus

Aktivieren Sie nun den Berechtigungstyp und konfigurieren Sie ihn wie im folgenden Bild gezeigt

Drücken Sie dann auf Absenden.

Notieren Sie nun die folgenden Schlüssel:

• App-Schlüssel
• App-Geheimnis

und richten Sie Redirect-URIs mit dieser Adresse ein

https://academy.dancemasterpro.com/settings?action=dropbox_cb

Gehen Sie zu https://www.dropbox.com/home und suchen Sie den neuen Ordner mit dem Namen Apps – Dance Master Pro PDF Folder. Öffnen Sie den Ordner Dance Master Pro PDF Folder und erstellen Sie einen neuen Ordner namens „invoices„.

Besuchen Sie academy.dancemasterpro.com, navigieren Sie zu Einstellungen und richten Sie den Invoice Storage Provider wie beschrieben ein.

Anbieter : Dropbox

App-Schlüssel : Schlüssel einfügen

App-Geheimnis : Schlüssel einfügen

Ordnerpfad: /invoices

Dann drücken Sie die Schaltfläche Speichern und Dropbox verbinden.

Wenn die Verbindung erfolgreich ist, sehen Sie die Nachricht „Dropbox verbunden. Refresh-Token gespeichert.“ und das Feld für den Refresh-Token wird automatisch ausgefüllt.

Der abschließende Test kann durch Klicken auf die Schaltfläche Verbindung testen durchgeführt werden.

Wenn alles reibungslos verläuft, sehen Sie die Meldung „Upload abgeschlossen nach – Sie können den Zielordner hier öffnen: /invoices“ und im entfernten Ordner erscheint eine Test-PDF mit dem Namen DMP_TEST_date_time.pdf.

Sie können nun Quittungen und Rechnungen direkt aus Dance Master Pro erstellen und die PDF-Dateien in Ihrem Dropbox speichern.

Kundenportal

Zusätzlich zum von Dance Master Pro bereitgestellten Verwaltungsportal zur Verwaltung Ihrer Tanzschule können Sie Ihren Kunden auch ein eigenes Kundenportal anbieten.

Diese Funktion wird besonders empfohlen, wenn Sie Online-Zahlungen über Stripe aktiviert haben.

Das Kundenportal bietet Ihren Kunden direkten Zugriff auf ihre persönlichen Daten und ihren finanziellen Status, was die Transparenz erhöht und den Verwaltungsaufwand reduziert.

Über das Portal können Ihre Kunden:

• Ihre eingeschriebenen Kurse einsehen
• Vergangene Zahlungen prüfen
• Kommende oder ausstehende Zahlungen ansehen
• Überfällige Salden erkennen
• Offene Gebühren direkt online begleichen

Dies reduziert manuelle Kommunikation erheblich und vereinfacht den Zahlungsprozess. Ihre Kunden können das Kundenportal unter folgendem Link aufrufen:

👉 https://customers.dancemasterpro.com/

Jeder Kunde kann sein Konto durch Selbstregistrierung über die Schaltfläche Aktivieren automatisch freischalten.

Sie müssen eingeben:

• Academy-ID: Bitte geben Sie Ihren Kunden Ihre Dance Master Pro ID an.
• Steueridentifikationsnummer des eingeschriebenen Schülers
• Jede im Schülerprofil registrierte E-Mail-Adresse, einschließlich der E-Mail des Schülers und/oder der Eltern

Das System sendet automatisch einen Link zum Zurücksetzen des Passworts an die registrierte E-Mail-Adresse des Kunden. Nach der Passwortvergabe können sie auf das Kundenportal zugreifen.

Für das beste Erlebnis empfehlen wir dringend:

• Die Aktivierung von Stripe Online-Zahlungen
• Das Teilen des Portalzugangslinks mit all Ihren Schülern oder Eltern
• Die Kunden dazu anzuregen, regelmäßig ihren Zahlungsstatus zu überprüfen

Indem Sie dies tun, optimieren Sie Ihre Abläufe und bieten Ihren Kunden ein modernes Self-Service-Erlebnis.

Choreografieverwaltung

Dance Master Pro beinhaltet ein leistungsstarkes Choreografieverwaltung-Modul, das Tanzschulen dabei unterstützt, alle ihre Choreografien an einem Ort zu organisieren, zu verfolgen und zu verwalten.

Diese Funktion ist besonders nützlich für Schulen, die mit mehreren Klassen, Lehrern und Aufführungen arbeiten.

Das Choreografieverwaltungsmodul ermöglicht es Ihnen, Choreografien zu erstellen und zu verwalten, die mit Ihren Kursen, Lehrern und Schülern verknüpft sind.

Statt die Routinen manuell zu verfolgen, können Sie alles zentral innerhalb der Plattform bündeln.

Mit der Choreografieverwaltung können Sie:

• Choreografien für jeden Kurs erstellen und verwalten
• Notizen, Beschreibungen und interne Details speichern
• Eine strukturierte Übersicht über alle aktiven und vergangenen Choreografien behalten

Dies stellt sicher, dass alle Beteiligten – Administratoren, Lehrer und Mitarbeiter – einen klaren und aktuellen Überblick über die laufenden Arbeiten haben.

Tanzschulen nutzen dieses Modul, um:

• Shows und Veranstaltungen vorzubereiten
• Wettkampfroutinen zu organisieren
• Saisonale Choreografien zu verwalten

Um das Beste aus der Choreografieverwaltung herauszuholen, empfehlen wir:

• Notizen nach jeder Probe aktuell zu halten
• Klare Benennungskonventionen zu verwenden (z. B. „Frühlingsshow 2026 – Gruppe A“)
• Den Fortschritt regelmäßig mit Ihren Lehrern zu überprüfen

Bibliothek

Dance Master Pro beinhaltet eine integrierte Bibliothek, die es Ihnen ermöglicht, alle digitalen Ressourcen Ihrer Tanzschule an einem zentralen Ort zu speichern, zu organisieren und zu verwalten.

Die Bibliothek ist Ihr internes Inhaltsarchiv, in dem Sie alle Dateien verwalten und verlinken können, die mit den Aktivitäten Ihrer Tanzschule zu tun haben.

Mit der Bibliothek können Sie organisieren:

• Dokumente und Notizen
• Interne Lehrmaterialien
• Jede Datei, die mit Kursen, Schülern oder Proben zusammenhängt.

Um den Nutzen der Bibliothek zu maximieren, empfehlen wir:

• Dateien nach Kurs oder Choreografie zu organisieren
• Konsistente Benennungsstandards zu verwenden
• Aktualisierte Versionen hochzuladen, anstatt Duplikate zu erstellen
• Die Bibliothek dauerhaft sauber und strukturiert zu halten

FAQ?

Hier finden Sie klare Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Nutzung von Dance Master Pro, die Ihnen helfen, sich mühelos in der App zurechtzufinden.