Configuración avanzada para Dance Master Pro

• Panel de control y reportes
• Seguimiento de asistencia
• Configuración de pagos en línea
• Gestión de facturas / recibos
  • Integración con Google Drive
  • Integración con Dropbox
• Portal del cliente
• Gestión de coreografías
• Gestión de biblioteca

Panel de control y reportes

Cuando inicias sesión en la aplicación, la primera pantalla que ves es el Panel de control. Esta pantalla te ayuda a entender rápidamente tu progreso. El Panel de control está dividido en 7 secciones.

Resumen de resultados financieros

Ingresos: Ingresos totales acumulados en el año hasta la fecha, comparados con el año anterior. Esta métrica te ayuda a entender cómo se compara el rendimiento actual de tus ventas con el del año pasado.

Costos: Costos totales acumulados en el año hasta la fecha, comparados con el año anterior. Esta métrica te ayuda a evaluar cómo se comparan tus gastos actuales con los del año pasado.

Beneficio Neto: Es la diferencia entre ingresos y costos. Te ayuda a entender cuánto dinero estás ganando.

Base del período

Todo el panel puede mostrar datos basados ya sea en el año fiscal o en el año académico. Normalmente, el año fiscal va del 1 de enero al 31 de diciembre, mientras que el año académico abarca del 1 de septiembre al 31 de agosto. Puedes personalizar y definir ambos períodos en Configuración > Configuración General. Una vez seleccionado, el panel se actualizará para reflejar los datos del intervalo de tiempo elegido, permitiéndote monitorear el período que más te importe.

INGRESOS

En esta sección, puedes monitorear todos los ingresos provenientes de Estudiantes y Otros, divididos en estimaciones para el Mes Actual y el Próximo Mes, incluyendo una comparación con el Año Anterior.

COSTOS

En esta sección, puedes monitorear los costos provenientes del Personal, Edificio y Otros, divididos en pronósticos para el mes actual y el próximo mes, incluyendo una comparación con el año anterior.

ESTUDIANTES ACTIVOS

Para cada ubicación activa, puedes monitorear el número de estudiantes activos, aquellos con certificados médicos vencidos y aquellos con carnets de asociación caducados. Hacer clic en cualquiera de estos números te llevará instantáneamente a la lista correspondiente de estudiantes.

KPI EXTRA

En esta sección, puedes monitorear los indicadores clave de desempeño (KPI) como:

• Tasa de asistencia: el porcentaje de estudiantes que asisten a tus clases (calculado solo al usar el módulo de asistencia)
• Ingresos por estudiante activo: gasto promedio de un estudiante típico
• Porcentaje del costo del instructor: cómo los gastos de tu personal influyen en tus costos totales
• Porcentaje del costo del edificio: cómo los gastos de tu edificio influyen en tus costos totales
• Estudiantes activos sin inscripciones: Esto muestra si hay estudiantes activos en tu base de datos que no están inscritos actualmente en ningún curso. Haz clic en el número para ver la lista.

CORSI

En esta sección, puedes monitorear el desempeño de tus cursos y ver cómo contribuyen a tu crecimiento.

• Inscripciones: El número total de estudiantes inscritos en el curso.
• Ingresos YTD: Los ingresos totales generados por el curso hasta la fecha
• Costos YTD: Los gastos totales incurridos para el curso hasta la fecha
• Ganancia YTD: La ganancia acumulada generada por el curso hasta la fecha
• % de asistencia: El porcentaje de asistencia al curso (aplicable solo cuando el módulo de seguimiento de asistencia está activado)

Seguimiento de asistencia

Este módulo permite a tu personal registrar cada clase directamente en el calendario.

Como primer paso, crea un nuevo tipo de usuario llamado Instructor. Por favor, consulta este enlace para orientación. Una vez que el Instructor esté correctamente configurado, podrá iniciar sesión en la plataforma y acceder al módulo de seguimiento de asistencia navegando a Cursos > Asistencia.

Selecciona un curso para acceder a la página de seguimiento. Aquí, puedes monitorear la asistencia del instructor, seguir a los estudiantes, establecer tarifas, añadir notas e incluir información detallada sobre la lección. Una vez guardado, puedes generar un informe en PDF y/o imprimirlo para las firmas de los profesores.

En la página de asistencia, puedes ver el informe recién guardado.

Configuración de Pago en Línea

Este módulo permite que tu academia acepte pagos en línea a través de Stripe. Sigue estos pasos para integrar Stripe con Dance Master Pro.

• Crea una cuenta en https://stripe.com/
• Ve a Configuración – Desarrollador

• Accede a Administrar claves API en Claves API

• Copia la clave pública y la clave secreta
• Ahora regresa a Configuración – Desarrolladores y haz clic en la barra inferior Desarrolladores

• Ahora regresa a Configuración – Desarrolladores y haz clic en la barra inferior Desarrolladores y selecciona Webhooks
• Selecciona + Añadir destino
• En la sección Checkout selecciona checkout.session.completed

• En Tipo de Destino seleccione punto final de Webhook
• Inserte en Nombre del destino: Dance Master Pro
• Inserte URL del punto final: https://customers.dancemasterpro.com/stripe/webhook

• Ahora copie la Clave de firma

• Ahora ingrese a su aplicación Dance Master Pro y configure todas las claves en la aplicación

Clave pública de Stripe : Copiada de la cuenta de Stripe

Clave secreta de Stripe (sk_…) : Copiada de la cuenta de Stripe

Secreto de webhook de Stripe (whsec_…) : Copiado de la cuenta de Stripe

URL del webhook : https://customers.dancemasterpro.com/stripe/webhook

Gestión de factura / recibo

Este módulo crea un PDF a partir de una plantilla y lo guarda en un repositorio en la nube. Cada factura o recibo tiene un número único generado automáticamente. Los PDFs se almacenan en su proveedor de nube: Google Drive, Dropbox o OneDrive. Veamos cómo configurarlo correctamente.

Configurar plantilla de factura

Vaya a Configuración – Gestión de facturas. Aquí, puede personalizar el formato del número de factura en Formato de número de factura. Luego, haga clic en Abrir editor de plantilla de factura. Por favor, maneje esta sección solo si tiene conocimientos básicos de HTML. Para documentos personalizados, contáctenos con su plantilla y le asistiremos en la creación del HTML.

Configurar repositorio de facturas – Google Drive

Accede a la Consola de Google Cloud en https://console.cloud.google.com/

Haz clic en la barra de navegación izquierda y ve a Productos > APIs y Servicios > Pantalla de consentimiento OAuth

En la nueva pantalla, presiona Crear nuevo proyecto llamado Dance Master Pro PDF Folder

Luego comienza a crear una nueva aplicación

Define:

Información de la aplicación – Nombre de la aplicación = Dance Master Pro

Información de la aplicación – Correo electrónico de soporte al usuario = selecciona tu buzón de correo

Presiona Siguiente

Ahora define Externo como Audiencia

Completa la Información de contacto con tu dirección de correo y Finalizar.

Llegarás a esta pantalla.

Ahora navega a Productos > APIs y Servicios > Credenciales

Haz clic en + Crear credenciales > ID de cliente OAuth

Define como sigue

Tipo : Aplicación web

Nombre : Dance Master Pro

Orígenes de JavaScript autorizados : https://academy.dancemasterpro.com

URIs de redireccionamiento autorizados : https://academy.dancemasterpro.com/settings?action=gdrive_cb

Copia en tus notas los siguientes parámetros Client id y Client secret

Ahora navega en Google Auth Platform > Audience

Haz clic en Add users e ingresa tu dirección de correo.

Ahora, es momento de crear la carpeta de destino en Google Drive.

Accede a Google Drive https://drive.google.com

Crea una nueva carpeta llamada Dance Master Pro – Invoices y copia el enlace

Regresa a https://console.cloud.google.com/ y busca «Google Drive API» en la barra de búsqueda bajo APIs & Services > API Library > Browse.

Luego haz clic en «Enable» y después accede a la página de configuración.

Ahora, como paso final, ve a academy.dancemasterpro.com en la página de Configuración.

En la sección Invoice Storage Provider selecciona Google Drive.

Ahora completa los siguientes campos:

Client ID: Por favor ingresa el Client ID anotado previamente

Client Secret: Por favor ingresa el Secret ID anotado previamente

Folder ID / Link: Por favor proporciona el enlace de la carpeta de Google Drive

Ahora haz clic en Save.

Es momento de probarlo.

Haz clic en Connect Google, y serás redirigido a la página de inicio de sesión de Google.

Una vez que inicies sesión, aparecerá un mensaje emergente: «¡OK! Token de actualización guardado.»

Ahora haz clic en Probar conexión.

Si la carga es exitosa, verás un mensaje como Carga completada en – Puedes acceder a la carpeta de destino aquí: https://drive.google.com/drive/folders/1U0nlDRkgQw…..eZ?usp=drive_link

Para verificar, puedes ingresar a tu Google Drive y a la carpeta donde encontrarás un archivo PDF de prueba llamado DMP_TEST_fecha_hora.pdf.

Ahora puedes generar recibos y facturas directamente desde Dance Master Pro y guardar los archivos PDF en tu Google Drive.

Configurar repositorio de facturas – Dropbox

Visita https://www.dropbox.com/developers y crea una cuenta.

Tendrás una página similar a esta:

Haz clic en Crear Apps y selecciona Carpeta de App bajo Elige el tipo de acceso que necesitas

Ahora activa el Tipo de permiso y configúralo como se muestra en la siguiente imagen

Luego presiona Enviar.

Ahora anota las siguientes claves:

• Clave de la App
• Secreto de la App

y configura las URI de redirección con esta dirección

https://academy.dancemasterpro.com/settings?action=dropbox_cb

Ve a https://www.dropbox.com/home y localiza la nueva carpeta llamada Apps – Dance Master Pro PDF Folder. Abre la carpeta Dance Master Pro PDF Folder y crea una nueva carpeta llamada «invoices«.

Visita academy.dancemasterpro.com, navega a Settings y configura el Invoice Storage Provider según las instrucciones.

Proveedor : Dropbox

App key : Pega la clave

App secret : Pega la clave

Ruta de Carpeta: /invoices

Luego presiona el botón Save y Connect Dropbox.

Si la conexión es exitosa, verás el mensaje «Dropbox connected. Refresh token saved.» y el campo Refresh token se llenará automáticamente.

La prueba final se puede realizar haciendo clic en el botón Test Connection.

Si todo va bien, verás el mensaje «Upload completed to – You can open the destination folder here: /invoices» y en la carpeta remota aparecerá un PDF de prueba llamado DMP_TEST_date_time.pdf.

Ahora puedes generar recibos y facturas directamente desde Dance Master Pro y guardar los archivos PDF en tu Dropbox.

Portal de clientes

Además del portal administrativo provisto por Dance Master Pro para gestionar tu escuela de baile, también puedes ofrecer a tus clientes un Portal de Clientes dedicado.

Esta función es altamente recomendada, especialmente si has habilitado pagos en línea a través de Stripe.

El Portal del Cliente ofrece a tus clientes acceso directo a su información personal y estado financiero, mejorando la transparencia y reduciendo la carga administrativa.

A través del portal, tus clientes pueden:

• Ver sus cursos inscritos
• Consultar pagos realizados
• Ver pagos próximos o pendientes
• Identificar saldos vencidos
• Pagar directamente en línea las tarifas pendientes

Esto reduce significativamente la comunicación manual y simplifica el proceso de cobro. Tus clientes pueden acceder al Portal del Cliente en el siguiente enlace:

👉 https://customers.dancemasterpro.com/

Cada cliente puede activar su cuenta automáticamente mediante auto-registro usando el botón Activar.

Necesitan ingresar:

• ID de la Academia: Por favor proporciona tu ID de Dance Master Pro a tus clientes.
• Número de identificación fiscal del estudiante inscrito
• Cualquier dirección de correo electrónico registrada en el perfil del estudiante, incluyendo el correo del estudiante y/o el correo del padre

El sistema enviará automáticamente un enlace para restablecer la contraseña al correo registrado del cliente. Una vez establecida la contraseña, podrán acceder al portal del cliente.

Para una mejor experiencia, recomendamos enfáticamente:

• Habilitar pagos en línea con Stripe
• Compartir el enlace de acceso al portal con todos tus estudiantes o padres
• Incentivar a los clientes a revisar regularmente el estado de sus pagos

Al hacerlo, optimizas tus operaciones y ofreces una experiencia moderna de autoservicio a tus clientes.

Gestión de Coreografías

Dance Master Pro incluye un potente módulo de Gestión de Coreografías diseñado para ayudar a las escuelas de danza a organizar, seguir y administrar todas sus coreografías en un solo lugar.

Esta función es especialmente útil para escuelas que trabajan con múltiples clases, profesores y presentaciones.

El módulo de Gestión de Coreografías te permite crear y administrar coreografías vinculadas a tus cursos, profesores y estudiantes.

En lugar de llevar el seguimiento de las rutinas manualmente, puedes centralizar todo dentro de la plataforma.

Con la Gestión de Coreografías, puedes:

• Crear y administrar coreografías para cada curso
• Guardar notas, descripciones y detalles internos
• Mantener una vista estructurada de todas las coreografías activas y pasadas

Esto asegura que todos los involucrados —administradores, profesores y el personal— tengan una visión clara y actualizada del trabajo en curso.

Las escuelas de danza usan este módulo para:

• Preparar espectáculos y eventos
• Organizar rutinas para competencias
• Gestionar coreografías de temporada

Para aprovechar al máximo la Gestión de Coreografías, recomendamos:

• Mantener las notas actualizadas después de cada ensayo
• Usar convenciones claras de nomenclatura (por ejemplo, “Espectáculo de Primavera 2026 – Grupo A”)
• Revisar regularmente el progreso con tus profesores

Biblioteca

Dance Master Pro incluye una Biblioteca integrada que te permite almacenar, organizar y gestionar todos los recursos digitales de tu escuela de baile en un solo lugar centralizado.

La Biblioteca es tu repositorio interno de contenido donde puedes vincular y administrar todos los archivos relacionados con las actividades de tu escuela de baile.

Con la Biblioteca, puedes organizar:

• Documentos y notas
• Materiales de enseñanza internos
• Cualquier archivo relacionado con cursos, estudiantes o ensayos.

Para maximizar el valor de la Biblioteca, recomendamos:

• Organizar archivos por curso o coreografía
• Usar convenciones de nombres consistentes
• Subir versiones actualizadas en lugar de crear duplicados
• Mantener la Biblioteca limpia y estructurada con el tiempo

¿Preguntas frecuentes?

Aquí encontrarás respuestas claras a preguntas comunes sobre el uso de Dance Master Pro, ayudándote a navegar la app con facilidad.